学校信访工作是指个人或组织采用书信、电话、走访等形式，向学校反映情况、提出意见、建议和要求，由学校或有关部门依据有关政策和规定处理的活动。信访工作是学校了解群众呼声、获取科学决策依据的重要信息渠道之一。做好信访工作，对于维护学校稳定，保障教学科研顺利进行有着重要的作用。为规范和加强信访工作，现制定本制度。

（一）认真执行国务院颁布的《信访条例》和天津市颁布的《天津市信访条例》。学校领导应重视信访工作，亲自阅示、处理重要信访问题。信访工作人员要树立全心全意为人民服务的思想，认真处理来信，热情接待来访，倾听群众意见和建议，接受群众的监督。
（二）信访工作应当遵循的原则
1、依照宪法、法律、法规、规章和政策办事。
2、深入调查研究，坚持实事求是，妥善处理问题。
3、坚持分级负责，归口办理的原则。
4、能够解决的问题应及时解决，解决不了的问题应当耐心解释。
5、接待来访群众、接收群众电话、处理群众来信、处理网上“校长信箱”的信件，是党办校办信访工作的不同形式，应按照各自特点，完成信访处理工作。
（三）接待群众来访，接收来访电话，应在校办公室进行。接待人员应对上访内容作详细记录，处理意见要直接答复来访人员。确需领导接待的应及时请示有关领导，作出妥善安排，协助做好接待工作。
（四）处理群众来信由党办校办文秘室负责，工作人员应及时拆阅、登记、阅处。阅处的要求是：
1、能由党办校办回复的要尽量回复，涉及到招生、人事等方面的信件，应及时转送有关职能部门或院系处理。
2、对于反映学校工作中存在的问题，必须高度重视，做到件件有着落；要调查核实，发现错误，尽快解决。重大问题要提出处理意见再报校领导阅示，对阅示落实情况要检查、记录。
3、来信中提出需要帮助的合理要求，应尽量给予帮助。
4、关于学术论文、科研成果的信件，可酌情请有关单位协助审阅，回信时尽量退回其稿件。
5、信访事项一般应当自受理之日起三个月内办理完毕。
6、挂号信回复也应用挂号信形式寄发；转送有关部门的挂号信要有收件人签名。 　　 7、复信应使用天津外国语大学便函纸，答复问题要观点明确、文字简练，打印应清晰规范，复信应加盖“天津外国语大学办公室”专用章，重要信访件复信要留底保存。
（五）网络“书记信箱”和“校长信箱”处理办法 网络“书记信箱”和“校长信箱”专指在天津外国语大学主页上设立的“书记信箱”和“校长信箱”，由党办、校办负责处理。由专门人员随时关注网上动态，选取热点问题优先处理。对待严肃正式的问题，能当时回答的当时作出答复，需有关部门协调、调查的，把信件转发给该部门，并敦促其在一周内做出答复。跨部门的问题或敏感性问题直接提交主管校领导作出批示。各相关部门的答复或校领导的批复反馈回校长信箱专门负责人之后，答复可根据实际情况在校长信箱中粘贴发表，以此作为学校对此问题的回复意见。校长信箱应吸收师生对学校发展的好的建议，同时推动某些师生关注的重要问题能够得以迅速解决。
（六）凡需校领导阅批或转职能部门办理的信访件，（包括接待来访记录、电话记录、群众来信）应填写《天津外国语大学信访登记表》。呈校领导阅示的信访件应按校领导的批示认真落实并做好督办工作。接到信访转办单的校内有关单位应对提出的问题，调查研究，尽快办理，填写好处理意见及处理结果，由经办人签字后将《信访登记表》退回党办校办。
（七）对群众反映的突发性事件、问题较突出的联名信及有可能发生意外行为的问题、集体上访等问题应急事急办，妥善处理，避免矛盾激化，力争把问题解决在初发阶段。
（八）对超出正常信访范围、无理纠缠取闹、有意制造事端、有可能造成不良影响的来访人员，应进行严厉的批评教育，必要时交保卫部门处理。
（九）各种形式的信访事项及处理结果应分类保存，一般应保存一至二年。重要的信访件要立卷归档。