一、会议安排
（一）、会议的组织原则

凡没有结合实际研究解决具体问题的会不开；凡可用其他方式解决问题的，就不要召开会议；凡可合并召开的会议就要尽量合并召开；所有会议应本着精简、高效、节约的原则进行。要严格控制会期和规模，要端正会风，讲求质量效率，切实解决问题。

（二）、会议的种类及负责部门

学校的会议就会议性质而言，有学校党政领导例会、全校综合性大会、部门业务会议及单位内部会议。

1、 党委常委会、校长办公会是根据国家有关法律和教育部的有关规定，以及学校党政工作的分工，由校领导进行决策、做出决定的组织形式。党委常委会、校长办公会一般每周分别召开一次，办公室负责相应的会议预办工作。
2、 综合性会议由学校办公室牵头组织，相关部门配合。综合性会议指： ①以党委或学校名义召开的会议；②要求学校党政领导同志参加的综合性会议；③需要各部门、各单位党政主要负责人参加的会议；④全校党员、教职工或学生大会。
3、 各种业务会议由各业务主管部门牵头组织，学校办公室协助。
4、 各单位内部会议由各单位自办。
5、 为解决各种紧迫问题的现场办公会由校领导指定部门负责相关部门配合，牵头部门草拟会议纪要，并监督决定的落实。上述会议的各牵头单位，负责会议通知的草拟、会议场所的布置，督促和检查会议决定（精神）的落实情况。

（三）、会议召集的基本程序及责任

1、确定会议议题：全校综合性会议议题一般由学校党政例会确定，业务会议由各业务部门根据解决问题的实际需要提出并由主管校领导审定。各部门在确定会议议题时，务必本着精简、高效节约的原则，可开可不开的会议尽量不开。必须召开的会议，要精心安排，保证会议开得紧凑。达到预期目的。
2、确定会议议程、日程和确定主持人程序安排。
3、确定与会人员名单。全校综合性会议与会校领导名单由学校办公室进行安排；召开各种业务会议，除安排主管校领导出席外，一般不安排其他校领导参加，尤其是一些应酬性的会议，各单位出席人数也应控制在最低限度，力争选派最有代表性的人员出席，一般情况下院系一级党政领导不必同时出席同一业务性会议。
4、草拟会议通知召开学校综合性会议时，由学校办公室根据党政例会的决定或学校党政负责人的指示，草拟会议通知；职能部门召开会议时，由各职能部门草拟会议通知。会议通知应含以下要素：会议议题内容、应参加会议的人员、会议召开的时间、会期、会议地点、携带的材料等。
5、办理会议报批手续由党政职能部门主持召开的全校专业性会议、牵头召开的跨部门的会议；各部门承办的在学校召开的全国性的学术会议；要求校领导出席的会议；以及需借用学校公共会议场所召开的各种会议（集会），均需提前一周报校办公室，以便统筹安排，进行备案。校办公室在接受各单位的会议申报计划时，要对会议的内容和有关材料进行必要的审核。审核内容包括： ①是否符合党和国家有关法律、法规和政策； ②是否有召开的必要，能否通过其他形式达到会议的目的； ③领导出席人数是否很多，领导有无时间出席； ④相关会议可否合并召开； ⑤会期能否缩短，规模可否缩小； ⑥要求召开的会议在时间、地点、与会人员等方面是否与其他已安排的会议冲突； ⑦会议材料是否齐备； ⑧借用会议场所申请报告（会议场所指行政楼第一、第二、会客室综合楼五楼报告厅、图书馆报告厅、会议室、贵宾室。如校外单位借用，需先落实会议室，再发会议通知。）；
6、发布正式会议通知学校办公室在对所有申报材料进行审核后，进行统一安排。每周五前安排好下一周所有会议。未及时办理申报手续的会议，原则上不再临时安排。会议通知由学校办公室秘书报送党委书记、校长审阅后，正式下发会议通知。根据具体情况确定会议通知的落款。综合性会议由学校办公室通知，专业性会议由学校办公室与相关业务主管部门联合发布会议通知。
7、会议材料的准备综合性会议材料由学校办公室负责；业务会议材料由牵头部门负责。材料准备包括材料撰写、材料打印、装订、发放。所有材料应按文件要求的规格尺寸，做到尽量保持装订精美，不得有漏页、错页、错字、污渍。业务部门在邀请校党政领导出席时，还应负责拟写领导发言材料，会后整理领导讲话并送学校办公室编发简报。
8、会场布置综合性会议的会场布置由学校办公室负责，相关部门协助；业务会议的会场布置，由主持召开的业务部门负责。会场布置包括：横幅、主席台座次排定、音响、会场座位摆置、分组讨论会场等。综合性会议及大型业务会议召开时，主席台领导或来宾座次排定，必须提前交学校办公室审定。
9、会场服务所有大、中型会议，开会前必须进行签到，决策内容较多以及需要作较长时间考虑的方案，一般应至少提前两天发给会议代表；其它会议的材料可在签到时发给；比较严肃的会议，还应分发会议证件。
10、会后工作综合性会议或重要的业务会议牵头单位，应督促有关人员尽快整理会议记录，编写会议纪要，同时将校领导重要的即席讲话整理成文稿，连同会议纪要，一并送学校办公室编发会议简报。会后牵头单位还应负责检查会议决议、决定的执行与落实情况。

二、会议室使用
（一）、会议室。会议室包括行政楼第一、二会议室，科研楼多媒体会议室（105）、学术报告厅（107），逸夫教学楼莎翁厅（一楼西侧）、大江厅（一楼东侧）、普希金厅、雨果厅（二楼东侧）、贵宾厅、二楼圆桌会议室（二楼西侧）及学术报告厅（三楼）。

（二）、会议室管理。全部会议室和学术报告厅由校办公室负责协调安排。各院系部处室馆使用会议室先到校办网页查询预约记录，与其他预订不冲突的情况下，最少提前一周到校办公室填写申请表，由办公室安排。申请表内容包括：使用院系部处室馆名称、使用事由、使用时限、人员范围及人数。填写好的表格一式两份，校办留存一份，申请部门交物业一份。设施应用等由申请部门向现代教育技术中心申请。

（三）、会议室使用。综合性会议的会场布置、服务等由校办公室负责，相关部门协助。业务会议由主持召开的业务部门负责，其准备工作包括横幅、主席台座次排定、音响、会场座位摆置、分组讨论会场、茶水的准备以及会前签到等；会议结束后请将桌椅、设备等归原位，横幅、文件等整理带走。

（四）、会议室安全与卫生。各院系部处室馆在使用会议室过程中，要注意保持卫生，爱护会议室内的一切公共设施，禁止吸烟，严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画，要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、门上锁。会议室钥匙由校办公室和两楼物业专人管理。