(一)收文

1、我校机要室通过机要渠道接收的上级文件，主要有4大类：(1)中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电、国发、国办发等文件。(2)天津市文件：津政发、津人发、津政办发、津人大、市政府令、津教委、津档字、津党、津党发、津党办发、津党厅、津党任、津党保、津党组、厅信、厅查、情况通报、天津情况、其他等文件。(3)教育部文件：教高函、教高司函、教外司专等文件。(4) 参考资料：自行订阅的国家密级类参考资料等。
2、收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。
3、文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，份号有无中间间断，如发现问题，及时向市委机要处查询。
4、登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容进行登记。

(二)文件阅读范围

l、地师级文件：供副局级以上校党政领导阅读。
2、县团级文件：除地师级文件阅读范围外，发至副处级以上各院系党政机关各部。

(三)送阅

1、传阅机要文件由机要秘书按校党办、校办主任审批阅读范围，负责分送学校领导和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。机要秘书要掌握文件传阅速度和文件去向。
2、送阅文件时，首先要把每天需传送的文件按党政、行政文件类别，按轻重缓急逐一录入计算机进行登记，然后分别在两份阅文单上注明文号、文件名称、发放阅文人员范围逐一进行标注留存备查：传阅文件内容涉及校领导的，其传阅顺序为：先送正职和主管领导，再依序传阅。
3、收到急件、绝密件和特提件立即送主管校领导。
4、领导传阅文件退还时，应对照“送阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。
5、按照《中共天津市党委办公厅关于《中共文件发布、阅读和管理工作暂行规定》的实施办法，津党办发[2005]1号。机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要，经市委办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。

(四)发文

1、传阅文件要按发文单上登记文号编排传阅部门顺序号，进行传送。
2、下发文件要按发文单上登记文号顺序与领取文件的同志一同当面点清文件，严格履行签字手续。
3、机要文件应由专人领取、保管。

(五)借阅

1、凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间，文件名称、借文人签名后方可借出文件。
2、借阅文件一般7——10天，超期要及时催还。
3、手续完备。文件归还时，经核对无误，当面注销。

(六)文件的清退

需要清退和销毁的文件，严格执行（中共天津市委办公厅关于清退、销毁文件的若干规定）津党厅[2005]7号,做到：
1、地师级文件以上文件，按规定时限，退市委办公厅秘书处，由市委办公厅统一清退和销毁。
2、除上述文件外，其他文件一般预留一份存档，其余做自行清退和销毁。学校机要室结合我校工作实际，对废旧文件、资料每年销毁1-2次（视存放量而定）。对销毁的文件做如下要求：（1）发至各院系总支的上级文件、内参选编等刊物，应在每年寒暑假前，限时交到党办机要室，当面进行逐一核对、销帐。（2）所有被定为销毁的文件，再由机要室严格履行手续，进行清点、分类、登记造册，填写“销毁清单”，一式两份打印出来。并报主管领导审批，一份本单位留存备查，一份送市委办公厅保密局。（每年5月底前将上年度中央和市委文件清退和销毁情况向市委办公厅作书面报告）（3）废旧文件、资料不得随便弃置，不得倒入垃圾桶内，不得交给清洁工处理。（4） 不得将废旧文件、资料卖给废品收购站，更不准卖给个体收购人员。违者按有关保密法规处理。
销毁方法：由市保密局统一销毁。少量的单位可用碎纸机自行销毁，并有二人监销。