一、总　则

1、公文是传达党和国家的方针、政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、 报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，提高机关工作质量和 效率的重要环节之一。因此，各单位负责人必须重视公文处理工作。
2、公文包括：上级部门和校外各单位来文、学校向上级部门和校外各单位的发文，学校向校内各单位的发文（如通知、通报、布告、公报、规定、决定、纪要、工作计划、规划等） ，校内各单位向学校呈送的请示、报告等。 
3、校内各单位都应有一位领导同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本部门日常公 文处理工作。
4、我校公文管理工作体制，采取集中统一领导与分级负责处理保管的原则。
5、公文处理工作要求各单位必须遵守制度，明确职责，提倡相互配合、协商，提高工作效率。

二、公文处理工作程序 

（一）外收文 
1、凡校外单位寄送天津外国语大学的公文，由校办公室设专人拆封、编号、登记，由校办公室主任签批后，呈送有关校领导阅批，再转相关部门承办。收文内容涉及几个部门的，应 明确主办部门，以主办部门为主，同协办部门共同商定处理。 2、凡校外单位直接寄送校内各单位的公文，属一般性公文的，可按业务分工由主管人员 承办，重要公文必须经单位负责人送学校主管领导阅签后再转相关单位承办。少数需学校收文 的，可送校办公室，按学校收文签批手续办理。
（二）外发文 
1、以学校名义发出的公文，由主管单位拟稿，经单位领导核签，相关部门会签，一般均须经主管校领导签发后，用学校统一印制的红头发文纸打印，并在校办公室登记、编号、盖章 、备份。 
2、以各职能部门名义向业务对口部门发文，由单位或部门主管领导签发。 
3、学校及各职能部门向校外单位发便函，可视函件的内容，由有关负责人签批发出。 　

（三）内收文 
1、校内各单位向学校呈送请示报告，可根据请示内容，先送校机关职能部门，经部门领 导签署意见后，再送校办公室，由主管人员编号、登记、送校办主任阅批后，再呈送主管校领 导签批。根据主管校领导意见，再转其他校领导阅批（阅批后，应再转送主管校领导阅示）。 凡主管校领导提出需经校长办公会决定的，由校办公室列入校长办公会议程。 　　2、各单位呈送学校的请示、报告只送一份（必要时可抄送有关部门），由校长办公室和机关职能部门按签批程序送校领导阅示，不得自行多头呈送学校各领导。 
3、各基层单位一般不要越级向学校呈送请示、报告。
4、一般校内请示、报告经领导签批后，视情况退职能部门或原请示、报告单位保存，以 便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由校办公室将请示、报告转送职能部门。校办公室 或职能部门将校领导批示转告原请示单位，必要时可以书面批复。 

（四）内发文 
校办公室和学校各职能部门均可向全校发文。 
1、除一般性通知外，学校带法规性的文件（如重要规定、决定、通报、布告、干部任免、工 作要点等）均需经校领导签批后，由校办公室发文。 
2、学校各职能部门下发内容涉及全校的文件，由职能部门起草，部门领导核签，相关部 门会签，经主管校领导签发。纯属职能部门的具体业务，校内发文由职能部门领导签发。各级 领导签批意见时，请勿用铅笔和普通圆珠笔，请签全名，并写明签批年月日，以便存档。 

三、公文收发手续 

1、各单位正式收发文（包括个人收到的文件）、请示、报告，必须经过本单位文书管理 人员并履行严格的登记、编号、签批手续，以保证办文手续的完整和防止丢失。 
2、收发文、请示、报告必须严格完成下列五项程序：①登记编号；②签批；③催办；④ 审核办结；⑤清退归卷。五项程序中，及时催办是做好公文处理工作的重要环节，必须抓紧， 以杜绝只送不催，只批不结的现象。 
3、校内请示、报告正文一般要用打印文稿，认真校对，避免出现文句不通和错字错句， 请示和报告要经单位负责人签字并加盖公章。 
4、校外发文和便函，需由单位文书人员按审批手续审核无误再盖章发出。 
5、在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关文件和附件不得散失。
6、各单位收到各类文件后，一定要及时处理，不要积压。限期文件，必须在规定日期前办结。如有特殊原因需要延长时可向校办公室声明。急件随到随办。 

四、公文的格式 

正式公文（指校内外发文和请示、报告）的格式，一般包括：标题、公文编号、签发人、 主送机关、正文、附件、落款、印章、年月日、主题词、抄送（送）、密级、缓急程度等。 
1、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明文种名称（如通知、通报 、规定、请示或报告等），便函和其他简短的发文，可不写标题。 
2、向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级和平 行单位发文，可用抄报或抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。 
3、除综合性工作报告外，应执行一文一事。一切公文都要力求简短，主题突出，观点鲜明，文字通顺。 
4、公文编号，一般包括校字或校机关代字、年号、序号。校内各单位收发文字号及请示 、报告字号、便函字号，由校办公室统一发布，各单位不要自行更改。　 
5、公文中的数目字，除编号、统计报表、专用术语以及其他必须用阿拉伯数字的以外， 一般都用汉字书写。 
6、发文日期，需将年月日全部标出。 
7、如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。 
8、保密公文应根据密级分别注明"绝密"、"机密"、"秘密"。 
9、紧急公文，应根据紧急程度，分别注明"特急"、"急"。　　　　　　　　　 
10、对外发文，首页一律用冠以"天津外国语大学"字样的正式公文纸。 
11、正式公文要求A4纸打印。 

五、公文立卷归档 

1、公文办理完毕后，承办人员应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好， 由文书工作人员清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。
2、公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况；有利于保管，查找和利用。 
3、每年初，文书人员要对上一年整理好的案卷进行清理，根据案卷内容的重要程度确定 保管期限，写上标题，书写卷内目录和案卷目录，按照校综合档案室的规定时间，向综合档案 室移交。 

六、对文书工作人员的要求 文书工作人员应做到以下几点： 

1、要充分认识文书管理工作的重要性，必须认真负责，谨慎细致地做好公文处理工作。 
2、努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针、政策。 
3、要熟悉本单位工作情况，不断积累有关学校工作情况的知识。 
4、办理公文要及时、迅速、准确，不得积压，更不得丢失。 
5、发文拟稿要通顺，不丢字，不出差错，缮写要整洁。 
6、应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。 
7、遵守保密制度，各种秘密以上文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，不得与无关人 员谈论保密公文内容。 
8、要钻研业务，不断完善公文管理的规则和程序，随时总结工作经验，提高工作水平。